Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter hat und/oder bei dem auch Kundengespräche in den Firmenräumen geführt werden, sollte wissen, welche Schutzmaßnahmen diesbezüglich notwendig sind.

Ein Spender mit Desinfektionsmittel reicht im Büro nicht aus

25.5.2020 (verpd) Gegenüber seinen Beschäftigten hat jeder Arbeitgeber laut Arbeitsschutzgesetz eine Schutz- und Fürsorgepflicht. Kurz gesagt bedeutet dies, dass er dafür sorgen muss, die Erkrankungsrisiken und Gesundheitsgefahren im Betrieb so gering wie möglich zu halten. Natürlich müssen aber auch die Kunden und Interessenten geschützt werden, wenn sie sich im Büro aufhalten, um sich zu informieren oder beraten zu lassen.

Nach Paragraf 3 Absatz 1 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) ist jeder Arbeitgeber „verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen.“

Diese Anweisung beinhaltet die Aufforderung, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen und diese an sich verändernde Faktoren, wie jetzt durch die Ausbreitung des Coronavirus, anzupassen.

Arbeitsschutzstandard Covid 19

Da die Regelungen des ArbSchG allerdings in Bezug auf die Pandemie nicht ausreichen, haben das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV) im April den zusätzlichen Arbeitsschutzstandard Covid 19 erstellt. Darin werden zehn Eckpunkte definiert, die alle Unternehmen einhalten beziehungsweise berücksichtigen sollten.

Hierin wird unter anderem ein Mindestabstand von 1,5 Metern definiert, der überall einzuhalten ist – in Gebäuden, im Freien und in Fahrzeugen. Außerdem fordert der Arbeitsschutzstandard auf, Abläufe so zu organisieren, dass die Beschäftigten möglichst wenig direkten Kontakt zueinander haben. Das fängt bei der Anwesenheit im Büro an, geht über die Pausenregelungen und reicht bis zum Thema Homeoffice. Bei einem unvermeidlichen direkten Kontakt soll außerdem durch ergänzende Maßnahmen, wie Nase-Mund-Bedeckungen oder Schutzscheiben, Sicherheit hergestellt werden.

Zudem müssen von jedem Unternehmen ein Hygienekonzept umgesetzt und die Mitarbeiter entsprechend eingewiesen werden. Grundlage hierfür ist die Einhaltung der Hygienemaßnahmen, wie sie im Codiv-19-Arbeitsschutzstandard beschrieben sind. Ergänzend sind die branchenspezifischen Hilfestellungen zur beachten. Für Callcenter und Büros mit Kundenverkehr sind dies die Empfehlungen der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) in der Handlungshilfe „Empfehlungen für die Bildschirm-und Büroarbeitsplätze Branche Bürobetriebe und Call Center“.

Handlungshilfen

In der Handlungshilfe sind sechs Aspekte thematisiert. So sind zur Reduzierung der Infektionsgefahr Einzelbüros zu bevorzugen, wobei hier unter anderem durch Telearbeitsplätze und durch einen Schichtbetrieb eine entsprechende Belegung erreicht werden kann. Bei größeren Büros mit mehr Personen sind Schutzabstände von mindestens 1,5 Metern einzuhalten. Bei einer Neuanordnung der Arbeitsplätze sind die Verkehrs- und Fluchtwegbreiten einzuhalten. Beispiele und Abbildungen verdeutlichen in der Handlungshilfe die Vorgehensweise und unterstützen bei der Planung.

Grundsätzlich ist der dauerhafte Einsatz von Mund-Nase-Bedeckungen zu vermeiden, so die VBG in ihren Handlungsanweisungen. Deshalb sind Besprechungen beispielsweise auf ein Minimum zu reduzieren, wobei sich durch Telefon- und Videokonferenzen der persönliche Kontakt reduzieren lässt. Bei Besprechungen ist natürlich der Mindestabstand einzuhalten und es sollte beziehungsweise es muss, wenn dieser Mindestabstand nicht eingehalten werden kann, ein Mund-Nasen-Schutz getragen werden.

Vermeiden sollte man ferner die gemeinsame Benutzung eines Schreibtisches sowie von Maus, Tastatur und Headset durch mehrere Personen. Ist dies nicht möglich, muss eine ausreichende Reinigung der Arbeitsmittel sichergestellt sein. Auch in den Gemeinschaftsräumen wie Küche und Pausenraum muss auf die Einhaltung des Schutzabstandes geachtet werden. Entsprechende Markierungen erleichtern dies. Tipp: Mithilfe des Praxis-Checks der VBG lassen sich die durchgeführten Maßnahmen noch einmal überprüfen und kontrollieren, dass nichts vergessen wurde.

Kundenverkehr organisieren

In den VBG-Praxis-Checks wird außerdem auf die Thematik der betriebsfernen Personen eingegangen, denn auch diese können eine Infektion übertragen. Deshalb sollten derartige Kontakte auf ein Minimum beschränkt werden.

Regeln lässt sich dies beispielsweise, indem man die Anzahl der Personen, die sich gleichzeitig im Empfangsbereich befinden, reguliert oder Post- und Paketboten auffordert, ihre Waren und Dokumente vor der Türe abzulegen. Spender zur Handdesinfektion sollten ebenso selbstverständlich sein wie Markierungen auf dem Boden zur Einhaltung der Abstände.

Eine Beratung oder Besprechung mit Interessenten oder Kunden kann in vielen Fällen per Telefon- oder Videokonferenz durchgeführt werden – aber nicht in allen.

Das Kundengespräch im Büro

Sollte eine Präsenzbesprechung notwendig sein, empfiehlt es sich vorab, einen genauen Termin zu vereinbaren und für die Besprechung einen möglichst großen Raum zu verwenden, damit die Mindestabstände gewahrt sind. Die Räumlichkeiten und das vorhandene Equipment, wie zum Beispiel Tische, Armlehnen, Monitore oder Telefone, sind gründlich zu reinigen.

Die VBG-Handlungshilfe betont bezüglich der Verwendung von Schutzmasken beim Kundengespräch: „Ist das Abhalten von Besprechungen mit persönlicher Anwesenheit unvermeidbar, sollte immer eine Mund-Nase-Bedeckung – auch wenn der Schutzabstand eingehalten werden kann – getragen werden. Kann der Schutzabstand nicht eingehalten werden, dann ist eine Mund-Nase-Bedeckung zu tragen.“

Die Anzeichen mehren sich, dass sich das Coronavirus möglicherweise nicht nur über Tröpfchen, sondern insbesondere in geschlossenen Räumen auch über Kleinstschwebeteile (Aerosole), wie sie auch beim Sprechen entstehen, verbreitet. Daher sollte auch und gerade während einer Besprechung durch Lüften für einen regelmäßigen Luftaustausch gesorgt werden. Grundsätzlich sollten die Besprechungen nur so lang sein wie zwingend notwendig.

Technische Unterstützung

Es gibt diverse technische Möglichkeiten, die Infektionsgefahr bei einer Besprechung mit Kunden zu reduzieren. Das fängt bei den verwendeten Masken an: Während einfache Papier- und Stoffmasken Personen, die in der Nähe sind, schützen, bieten FFP2- und FFP3-Masken auch einen deutlich höheren Eigenschutz. Zudem schützen durchsichtige Schutzwände, ähnlich wie sie mittlerweile an Kassen in Supermärkten Standard sind, in der Beratungssituation, denn sie verhindern, dass eine Tröpfcheninfektion stattfindet.

Typischerweise spielt der Bildschirm in einer Beratung eine wichtige Rolle, beispielsweise bei der Darstellung und Berechnung von Prämien und Bedingungen. Dass man sich allerdings gemeinsam über einen solchen beugt, ist aufgrund der Abstandsregelungen nicht möglich. Eine einfache technische Lösung ist deshalb der Anschluss eines zweiten Monitors an das Notebook oder den PC, beispielsweise über die HDMI-Schnittstelle. Nahezu alle modernen Geräte unterstützen diese Funktion, bei der der Bildschirminhalt einfach auf zwei Monitoren gleichzeitig dargestellt wird.

Alternativ kann der Bildschirminhalt auch über einen Beamer auf eine Leinwand projiziert werden. Beide Möglichkeiten erlauben es, die Mindestabstände einzuhalten und gleichzeitig die gleichen Informationen als Grundlage zur Verfügung zu haben. Trotz alledem ist die Onlineberatung beispielsweise über Video und/oder unter Zuhilfenahme von entsprechenden Berechnungstools, die beispielsweise auf der eigenen Webseite zur Verfügung gestellt werden, derzeit hinsichtlich des Virenschutzes die sicherste Form der Beratung.

Weiterführende Informationen

Die DGUV bietet online diverse Broschüren und Informationsmaterialien an. Die Broschüre „10 Tipps zur betrieblichen Pandemieplanung“, die im PDF-Format kostenfrei heruntergeladen werden kann, liefert grundlegende Informationen.

Einseitige Plakate zu den Themen „Coronavirus – Allgemeine Schutzmaßnahmen“ sowie „Hände schütteln“ lassen sich beim DGUV ebenfalls herunterladen und können ausgedruckt im Betrieb ausgehängt werden, um Kunden, Interessenten und Besucher zu informieren.

Wie mit Verdachtsfällen umzugehen ist, darüber informiert die downloadbare DGUV-Broschüre „Coronavirus SARS-CoV-2 – Verdachts-/Erkrankungsfälle im Betrieb“. Die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA) bietet auf ihrem Onlineportal www.infektionsschutz.de unter anderem „Informationen zum Coronavirus für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber“ sowie „Informationen zum Coronavirus für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer“ an.

Volker Zwick