22.3.2021 (verpd) Im Laufe der Zeit sammelt sich so einiges an Belegen und Schriftstücken an – von Kassenbons und Kaufverträgen über Garantiebelege, Kontoauszüge sowie Steuerunterlagen bis hin zu Darlehens-, Miet- oder Arbeitsverträgen, Versicherungspolicen und Zeugnissen. Werden jedoch bestimmte Unterlagen zu früh entsorgt, muss man mit zum Teil gravierenden Folgen rechnen. Einige Unterlagen wie Rentenbescheide und Zeugnisse sollte man ein Leben lang aufbewahren.

Um nicht im Papierchaos zu versinken, ist es sinnvoll, regelmäßig seine Unterlagen und Dokumente zu ordnen und dabei Unnötiges zu entsorgen. Dabei gilt es jedoch einiges zu berücksichtigen. Denn es gibt Belege und Schriftstücke, die man eine gewisse Zeit, manche sogar 30 Jahre oder länger aufbewahren sollte, um Ärger oder auch finanzielle Nachteile zu vermeiden.

Belege und Rechnungen zu gekauften Waren

Schon eine einfache Kaufquittung sollte, sofern für die gekaufte Ware eine Gewährleistung oder auch eine Garantie besteht, so lange nicht weggeworfen werden, bis die Gewährleistungs- oder Garantiezeit abgelaufen ist. Tritt nämlich während dieser Zeit ein Mangel an der gekauften Ware auf, lässt sich ohne den Kaufbeleg nur schwer eine Mängelbeseitigung im Rahmen des gesetzlichen Gewährleistungsrechts oder auch der gegebenen Händler- oder Herstellergarantie durchsetzen.

Bei Mängeln an neu gekauften beweglichen Gütern wie Möbeln oder Elektrogeräten hat ein Verbraucher als Käufer in der Regel für mindestens bis zu zwei Jahre nach dem Kauf ein Gewährleistungsrecht. Geregelt ist dies in den Paragrafen 437, 438 und folgende des BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Kaufverträge und Rechnungen über diese gekauften Waren sollten daher wenigstens zwei Jahre lang aufbewahrt werden, um den Kaufzeitpunkt nachweisen zu können.

Manche Hersteller oder Händler bieten für ihre Waren neben der gesetzlich vorgeschrieben Gewährleistung, auch eine Garantie für die Dauer von bis zu zwei, drei oder fünf Jahren nach dem Kauf an. In dem Fall sollten die Kaufunterlagen und die Garantieerklärung mindestens bis zum Ende der Garantiezeit aufgehoben werden. Bei hochpreisigen Waren ist es sogar ratsam, die Kaufbelege als Nachweis des Warenwertes bei einem späteren Verkauf oder zur Schadenregulierung über eine Versicherung im Falle einer Beschädigung oder eines Diebstahls auf Dauer aufzubewahren.

Wenn Handwerker oder Dienstleister beauftragt wurden

Eine zweijährige Gewährleistung besteht gemäß Paragraf 633 bis 635 BGB auch für Privatkunden, die Arbeiten von einem Handwerker oder Dienstleister erledigen lassen. Stellt man innerhalb zwei Jahren nach Erledigung und Abnahme der Handwerkerleistung einen Mangel daran fest, kann man eine Nachbesserung verlangen. Wichtig bei Handwerkerrechnungen: Gemäß Paragraf 14b Absatz 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) sind Privatpersonen sogar gesetzlich verpflichtet, eine Handwerkerrechnung mindestens zwei Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, aufzubewahren.

Bei Handwerkerleistungen rund um den Neubau, Umbau oder eine umfangreiche Reparatur an einem Bauwerk gilt nach Paragraf 634 a BGB nicht ein zwei-, sondern ein fünfjähriges Gewährleistungsrecht. Auch für neue Güter rund um ein Bauwerk, also beispielsweise für ein Bauwerk selbst oder für Baumaterialien wie Fliesen besteht eine fünfjährige Gewährleistung ab Kauf laut Paragraf 438 BGB. Handwerkerrechnungen und Rechnungsbelege sollten daher mindestens zwei, bei Dienstleistungen und Güter rund um den Bau wenigstens fünf Jahre aufbewahrt werden.

Prinzipiell ist es sinnvoll, Rechnungen im Zusammenhang mit dem Kauf, Bau oder der Renovierung einer Immobilie wie Handwerker- und Baumaterialrechnungen dauerhaft aufzubewahren. Denn beim Verkauf der Immobilie oder zum Beispiel nach einem Brandschaden lässt sich der Wert des Hauses oder der Wohnung besser einschätzen.

Vom Kontoauszug bis zum Mietvertrag …

Fast alle Alltagsgeschäfte, wie der Kauf von Haushaltsgegenständen, Möbeln oder Elektrogeräten durch Privatpersonen, unterliegen einer dreijährigen Verjährungsfrist, wenn es darum geht, dass der Verkäufer den noch nicht gezahlten Kaufpreis einfordern kann.

Kontoauszüge sollten mindestens vier Jahre aufbewahrt werden, denn sie gelten bis zu vier Jahre lang rechtlich als Beleg für geleistete regelmäßige Zahlungen wie für Miete oder Unterhalt. Mit einem entsprechenden Kontoauszug kann ein Käufer zudem die Bezahlung einer (Warenkauf-)Rechnung zweifelsfrei nachweisen. Übrigens kann auch das Finanzamt einen Kontoauszug aus der Vergangenheit für eine Ausgabe, die man steuerlich geltend gemacht hat, anfordern.

Eine dreijährige Verjährungsfrist besteht auch für diverse Forderungsarten im Rahmen eines Mietverhältnisses, zum Beispiel der Anspruch des Vermieters auf die Zahlung des Mieters von ausstehenden Nebenkosten oder Mietforderungen. Daher ist es wichtig, nicht nur die Kontobelege mit den Zahlungen, sondern auch Mietverträge und -vertragsänderungen sowie Übergabeprotokolle und Nebenkostenabrechnungen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren, und zwar auch nach einer Beendigung eines Mietvertrages.

… über Steuerunterlagen bis hin zu Versicherungspolicen

Alle Kaufbelege, Rechnungen und Zahlungen wie Prämiennachweise zu Versicherungsverträgen, die man steuerlich absetzen will, sind nicht nur bis zum endgültigen Steuerbescheid, sondern am besten zehn Jahre darüber hinaus aufzubewahren. Das gilt auch für die sonstigen Steuerunterlagen wie den Steuerbescheid selbst. Der Grund: Ein Steuerpflichtiger kann innerhalb fünf Jahren nach Zugang der Steuererklärung für versehentlich falsche Angaben und innerhalb zehn Jahren für Steuerbetrug belangt werden. Alle Steuerunterlagen sind in beiden Fällen als Nachweis für die eigene Unschuld wichtig.

Übrigens werden Steuerbescheide häufig auch für die Beantragung staatlicher Hilfen – wie für Elterngeld oder Pflegegeldzahlungen – und für die Beantragung eines Bankkredits als Einkommensnachweis verlangt. Daher ist es sinnvoll, die Bescheide mehrere Jahre aufzubewahren. Für Gutverdiener gibt es sogar eine Verpflichtung, Steuerunterlagen mehrere Jahre aufzubewahren: Privatpersonen mit einem jährlichen Einkommen von über 500.000 Euro müssen gemäß Paragraf 147a AO (Abgabenordnung) Steuerunterlagen mindestens sechs Jahre aufbewahren.

Wichtig ist es zudem, Verträge über Spar- und Darlehen, Geldanlagen und Kredite über die gesamte Vertragslaufzeit aufzuheben, damit beispielsweise mögliche vertragliche Vereinbarungen nachgewiesen werden können. Auch Versicherungspolicen (Versicherungsscheine) und Versicherungs-Mitteilungen über Vertragsänderungen, sogenannte Nachträge, sind mindestens bis zum Vertragsende, besser noch bis zu einem Jahr nach der Vertragsbeendigung zu verwahren. Denn damit lässt sich nachweisen, welcher Versicherungsschutz besteht oder bestand.

Dokumente, die 30 Jahre oder länger aufzubewahren sind

Mindestens 30 Jahre lang sollten Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten aufbewahrt werden. Ein Grund dafür ist, dass ein Anspruch aus einem Urteil erst nach 30 Jahren verjährt. Eventuell noch länger, nämlich bis zur Rente, also bis der gesetzliche Rentenanspruch geklärt ist und ein korrekter Rentenbescheid vorliegt, sind Unterlagen zu rentenrelevanten Zeiten zu verwahren. Dazu gehören alle Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen sowie Nachweise über Arbeitslosigkeit, Sozialversicherungs-Beiträge sowie Ausbildungs- und Studienzeiten.

Es gibt zudem Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunde, Impfpass, Schul-, Studien- und Arbeitszeugnisse und Führerschein, die man niemals wegwerfen solle. Eine lebenslange Aufbewahrung empfiehlt sich zudem für Rentenbescheide, Arztberichte und -befunde, sowie Kraftfahrzeugschein und -brief, aber auch Unterlagen im Zusammenhang mit dem Kauf oder Bau einer Immobilie wie ein Notarvertrag.

Sind Belege im Original auf Thermopapier gedruckt, sollte man sie auf ein normales Papier kopieren, da die Originale mit der Zeit unleserlich werden können. Grundsätzlich ist es ratsam, wichtige Unterlagen wie Zeugnisse und Versicherungspolicen in Kopie an einem externen Ort getrennt von den Originalen aufzubewahren, damit sie im Falle eines Brandes oder anderer Schäden verfügbar bleiben. Alternativ kann man die Dokumente digitalisieren und als Bild- oder PDF-Datei in einem sicheren Cloudspeicher oder sonstigen externen Speichermedium hinterlegen.